8月11日，湛江市召開2023年全市檔案工作會議，集團公司作為企業(yè)唯一先進單位代表在會場作典型發(fā)言，與參會人員分享檔案工作經(jīng)驗。

    近年來，集團公司高度重視檔案工作，在招商港口、市檔案局的關(guān)心指導下，自2019年始大力推動檔案工作標準化、數(shù)字化管理，在2021～2022年招商港口、市檔案局分別組織的檔案工作考評中，均以優(yōu)異成績獲評“優(yōu)秀”，得到上級的充分肯定。

 健全制度機制，夯實檔案管理基礎(chǔ)

    領(lǐng)導重視，組建由點到面的管理網(wǎng)絡。集團公司將檔案工作納入生產(chǎn)經(jīng)營管理之中，與生產(chǎn)經(jīng)營工作同規(guī)劃、同部署、同落實。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的原則，由集團綜合檔案室領(lǐng)導，形成總部及12家二級單位共14名檔案管理員組成的檔案管理網(wǎng)絡。

集團總部與二級檔案檔案管理交流會議

    健全制度，規(guī)范檔案管理全流程。近4年來，制定了以《檔案管理辦法》為基準的“1個辦法+12個指引+1個預案”檔案管理制度，全面規(guī)范了檔案的形成、整理歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等過程。

 “1個辦法+12個指引+1個預案”檔案管理制度

    重視培訓，強化檔案管理團隊建設(shè)。定期召開檔案協(xié)作組會議，精心舉辦檔案業(yè)務培訓班，外派人員參加培訓，4年來共安排35人次參加檔案管理機構(gòu)舉辦的檔案業(yè)務培訓。積極與市檔案館、湛江寶鋼、中科煉化等單位開展交流活動。

2022年湛江港集團工程項目檔案業(yè)務培訓班

    側(cè)重考核，促進整體管理水平提升。自2020年始，集團公司每年對二級單位開展檔案工作年度考核，通過考核結(jié)果評選檔案工作先進單位和優(yōu)秀檔案管理員。集團檔案管理員不定期到二級單位指導工作，在現(xiàn)場開展“傳幫帶”教學。

集團公司對二級單位開展檔案工作年度考核

 提升查檔服務水平，深挖檔案利用價值

    改進工作作風，樹立良好服務窗口形象。檔案管理員以“熱心、耐心、細心”的態(tài)度服務前來查檔的人員，每次查檔均追蹤利用效果，多次收到外單位、群眾的感謝信、感謝留言。

集團綜合檔案室多次收到感謝信

    主動搜集文獻，豐富拓展庫藏資源。主動向職工、離退休人員、民間收藏家搜集了有關(guān)湛江港的歷史照片152張，文獻46件。向集團宣傳主管部門收集了湛江港歷史舊錄像，并導出64盒舊錄像帶內(nèi)容修復歸檔。

向捐贈文獻人員頒發(fā)《捐贈證書》

    宣傳檔案價值，講好湛江港故事。自2019年始每年開展檔案利用優(yōu)秀案例評選活動，累計評選出31個優(yōu)秀案例。組織職工利用檔案累計撰寫了16篇湛江港史文章，并刊登在集團自媒體“檔案話港史”欄目，多篇文章獲湛江日報、湛江晚報等主流報紙刊登。利用檔案制作線上港史圖片展、珍貴檔案賞析，獲網(wǎng)易、航運界、港口圈等知名媒體轉(zhuǎn)載。

員工撰寫的湛江港史文章

 推進檔案數(shù)字化建設(shè)，多措并舉加強檔案安全管理

    啟動檔案數(shù)字化項目，著力提升管理水平。投入185萬元對庫藏72年歷史的檔案進行數(shù)字化加工并上傳至招商局檔案管理系統(tǒng)，項目在2024年完工后，集團公司將首次實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

技術(shù)團隊對檔案進行數(shù)字化加工

    鑒定及銷毀檔案，為庫房騰出庫容。2019年重啟鑒定及銷毀檔案工作，集中鑒定1970～2009年的檔案，形成鑒定報告經(jīng)總裁辦公會審議后集中銷毀檔案，4年來共銷毀檔案13845件。

集中銷毀檔案

    加大設(shè)備設(shè)施投入，優(yōu)化檔案保管環(huán)境。4年來共投入約128萬元為集團各單位綜合檔案室購置氣體自動滅火裝置、檔案柜、監(jiān)控攝像槍、檔案消毒柜、抽濕機等設(shè)備；調(diào)劑辦公場所為二級單位檔案庫房擴容，擴容后的面積比擴容前共增加593平方米；統(tǒng)一檔案裝具及用品的規(guī)格和款式，制定檔案用房及裝具標識化的標準。

更新設(shè)備及擴容后的二級單位檔案庫房

    集團公司將始終牢記“為黨管檔，為國守史，為民服務”的職責使命，以建立數(shù)字檔案室為目標，不斷提升檔案服務利用水平，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供重要保障，全力為集團公司建設(shè)區(qū)域強港貢獻力量。（集團綜合檔案室供稿）